Pendekatan System pada masa yang akan datang

a.    Meramalkan Masa yang Akan Datang.

Pada suatu organiasasi terutama organiasasi dalam bidang pendidikan, penerapan pendekatan sistem sangat diperlukan sekali. Maksud dari pendekatan sistem ini adalah untuk mengetahui lingkunan eksternal dan internal yang ada di organisasi pendidikan secara keseluruhan, sehingga dapat mengilustrasikan atau menggambarkan bentuk proeses perencanaan yang ingin dilakukan dalam bidang pendidikan dengan menggunakan analisis sistem dari sistem-sistem yang bersifat kompleks.Semakin berkembangnya proeses dan metode pendidikan di suatu negara, membuat para manajer pendidikan melakukan perencanaan yang sifatnya jangka panjang atau untuk masa yang akan datang.

Dalam perencanaan, seorang perencana dapat menggambarkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Perencanaan menurut Steven Sinofsky dan Marco Lansiti adalah “A method of doing, developed in advance ; a systematic arrangement of elements or important parts; a program stipulating a benefit a proposed course of action” ( Sebuah metode yang dikembangkan secara meningkat dalam suatu penyusunan upaya sistematis dari unsur-unsur atau bagian penting disebuah program yang menetapkan keuntungan mengusulkan tindakan).

Dengan menggunakan perencanaan sebagai kegiatan memperkirakan kondisi dan keadaan di masa yang akan datang, sehingga manajer akan dengan mudah dalam mengambil keputusan tentang kegiatan yang cocok untuk dilaksanakan.

b.    Peninjauan Ulang terhadap Pendekatan Sistem

pendekatan sistem memerlukan dan membutuhkan pengetahuan dasar yang berasal dari teori-teori sistem secara umum, serta memiliki relevansi dalam berbagai berbagai kegiatan ilmiah dan kegiatan praktis. Pendekatan sistem meliputi pengaplikasian konsep yang relevan berdasarkan teori sistem secara umum untuk mempermudah pemahaman terhadap teori-teori organisasi dan praktek manajemen.

Analisis sistem merupakan suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem meliputi :

1. Kesadaran akan adanya suatu masalah.

2. Identifikasi berbagai alternatif.

3. Analisis dan sistematis dari berbagai faktor.

4. Penentuan suatu cara pemecahan masalah secara optimal.

5. Program kegiatan.

Analisis sistem akan membantu menemukan aspek-aspek dan aplikasi dalam pemecahan masalah teknologi, ekonomi dan social yang dihadapi oleh manusia.

c.    Aplikasi Sistem pada Organisasi

Sistem social baru selalu muncul dalam organisasi dan berkembang sesuai dengan kebutuhan individu, kelompok maupun masyarakat secara luas. Salah satu hal yang sangat penting adalah muncul dan berkembangnya beraneka ragam organisasi dengan skala besar sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Dalam membangun budaya organisasi, sistem social sangat dibutuhkan terutama bagaimana sistem social dijadikan sasaran dalam pemberian pelayanan terhadap pelanggan eksternal. Dengan memahami sistem sosial yang ada di masyarakat, maka organisasi mendapat keuntungan dari segala macam sudut pandang.

d.    Pendekatan Sistem dalam Hubungannya dengan Organisasi.

pendekatan sistem menekankan pada aplikasi organisasi secara perseorangan, memahami hubungan-hubungan antar organisasi, dan sistem distribusi serta perencanaan anggaran organisasi. Dalam suatu organisasi formal tertanam suatu lingkungan, norma dan nilai yang baik, dan terdapat kumpulan masyarakat luas yang bersifat kompleks. Kesaling ketergantungan antara organisasi dalam kehidupan moderen dicerminkan oleh bertambahnya penekanan terhadap sistem dan semua komponen organisasi yang tidak dapat dilepaskan dari sistem manajemen.

Pendekatan sistem merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara komponen dalam organisasi, setiap organisasi akan menugaskan anggotanya untuk ikut serta secara bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

e.    Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Organisasi merupakan sub sistem dari lingkungan sosiokultural yang lebih luas, dengan pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, dan mentransformasikannya dengan cara mengembalikannya dalam bentuk output pada lingkungan. Dengan pendekatan sistem yang terbuka memberikan suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini lebih banyak dihadapkan dalam masalah social, teknologi dan lingkungan.

Menurut Degreene yang dikutip dalam Mukhneri ada beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengn lingkungan social, diantaranya adalah :

-  Mengenali masalah-masalah yang ada dalam pendekatan sistem.

-  Menentukan sub sistem, hubungan timbal balik dan men dapatkan informasi

   mengenai input, output, misi, hambatan dan lain-lain.

-       Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembutn model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.

“They obtain resource input from the environment as product outputs. If everything work right, suppliers value the organization and continue to provide needed resources, employes infuse work activities with their intellects, and customers and clients value the organization’s outputs enough to create a continuning demand for them.”

“Mereka memperoleh input sumber daya dari output produk. Jika, semuanya bekerja dengan baik, pemasok menghargai organisasi tersebut dan terus memberikan sumber daya yang dibutuhkan, para petugas melakukan aktivitas kerja dengan kecerdasan mereka miliki, dan pelanggan atau klien menghargai output organisasi yang cukup untuk memenuhi permintaan secara berkelanjutan bagi mereka.

f.     Peranan Manajer

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang  memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut. Untuk itu, peranan manajer sangat diharapkan dapat memacu laju perkembangan suatu perusahaan.

Peranan yang dimainkan oleh manajer terbagi menjadi tiga, yaitu:

1.    Peran antarpribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

2.    Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

3.    Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

    manajer harus mempunyai beberapa keterampilan, diantaranya:

1.    Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2.    Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Manajer harus mahir berkomunikasi atau memiliki keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.

3.    Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi , dan lain-lain.

Dengan dibekali keterampilan diatas, seorang manajer akan lebih peka terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan, selain itu dia juga akan dapat segera membuat pemecahan dari masalah tersebut. Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasikan subsistem-subsistem dalam perusahaan.

Disamping itu dapat pula di katakana (sehubungan dengan fungsi-fungsi manajemen yang telah kita kenal) bahwa seorang manajer: 

1.    Menyusun rencana-rencana

Manajer menentukan arah tindakan-tindakan guna mencapai hasil dan sarana-sarana yang digariskan. Hal itu mencangkup tindakan “peramalan” penetapaan sasaran-sasaran dan mengembangkan prosedur-prosedur.

2.    Melaksanakan pengorganisasian

Manajer menciptakan hubungan-hubungan otoritas dan tangung jawab yang di perlukan. hal tersebut meliputi penggarisan syarat-syarat , memilih staf, memberikan delegasi dan melaksanakan komunikasi.

3.    Memimpin

Seorang manajer mengkombinasi upaya-upaya guna memastikan pencapaian sasaran-sasaran. hal tersebut antara lain mencangkup :

-       pengambilan keputusan, melaksanakan briefing kepada stafnya, mendengar dan  menyelesaikan aneka macam konflik yang muncul.

-       Manejer harus memotivasi : manajer membentuk dan mempertahankan enthusiasm dan moral tinggi.

     Hal itu antara lain mencangkup aktifitas : pengobservasian, evaluasi,   keterlibatan, tindakan-tindakan dan komitmen-komitmen.

4.     Melaksanaan pengawasan

Manajer harus berupaya untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang ada, dan sasaran-sasaran yang di gariskan, dicapai. Manajer harus mencari penyebab kegagalan-kegagalan,guna memperbaikinya pada masa mendatang.

Hal tersebut mencangkup : analisis hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan rencana-rencana yang ada, tindakan-tindakan, dan follow-up.

Peran yang dilakukan oleh manajer antara lain peran antar pribadi, peran informasional, peran pengambilan keputusan.